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通告編號00-11 (CR) 附件
守規的主要規定

招 聘

  • 僱主不應在只載有郵政信箱號碼的招聘廣告中, 要求求職者提供個人資料, 例如他們的個人履歷。
  • 如僱主認為有需要在招聘廣告中隱藏身分, 則可在求職者提出要求時, 才向他們提供載有僱主身分的職位申請表。僱主亦可透過職業介紹所接收求職者遞交的個人資料, 但招聘廣告中必須顯示職業介紹所的身分。
  • 直接要求求職者提供個人資料的招聘廣告應載有聲明, 告知求職者會將他們的個人資料使用於甚麼目的, 並且述明求職者有權要求查閱或改正申請職位時所提供的個人資料。
  • 另一可行辦法是, 可在廣告中列出意思如下的聲明: "在使用求職者所提供的個人資料時, 僱主會嚴格遵守其個人資料政策的規定, 並在收到有關要求後, 會隨即提供一份有關政策的複本" 。在此情況下, 廣告必須載有僱主的聯絡資料。
  • 不應向求職者收集超乎適度的個人資料。而只可收集足以挑選合適申請人所需的個人資料。
  • 僱主在招聘過程中不應收集求職者的身分證副本, 直至求職者已接受聘任。
  • 僱主除透過原有的申請收集資料外, 可能還須額外收集求職者的其他資料, 例如透過背景審查或品格審查程序收集所需資料。僱主只應為了評估候選人是否適合擔任有關職位的目的收集該等資料, 而所收集的資料必須與工作的性質有關。
  • 僱主可透過入職前體格檢驗收集入選的求職者在健康狀況方面的個人資料, 如該等資料與職位所必須具備的條件直接有關, 以及聘用條件之一是必須體格檢驗合格。不過, 僱主只可在提出有條件聘任入選者後才可收集該等資料。
  • 僱主可保留落選者的個人資料不超過兩年, 由求職者落選的日期起計, 之後則必須銷毀有關資料。但僱主如有具體理由有責任保留該等資料一段較長時間, 或取得求職者同意, 則可保留該等資料一段較長時間。
現 職 僱 員
  • 僱主可在聘用僱員時, 為僱傭目的或為履行規管僱主事務的法律規定而向僱員收集額外的個人資料及收集其家屬的個人資料。
  • 僱主應在向僱員收集個人資料前, 為僱員提供一份僱傭方面的收集個人資料聲明, 藉以告知僱員該等資料的使用目的、 可能獲移轉該等資料的人的類別, 以及僱員查閱及改正該等資料的權利。
  • 在紀律處分程序、 工作表現評核及晉升策劃過程中所收集的僱員個人資料, 只應使用於與該等過程直接有關的目的。僱主不應向第三者披露該等​​資料, 除非有關第三者有合法理由查閱該等資料。
  • 僱主不應在取得僱員的同意前, 向第三者披露僱員的僱傭資料, 除非披露該等資料的目的與僱傭直接有關, 或是法律或法定主管當局規定必須披露該等資料。
  • 僱主向第三者移轉或披露僱傭資料時, 應避免披露超越第三者的使用目的所需的資料。
  • 聘用第三者機構代為處理僱傭職能的僱主應制訂適當措施, 確保該等第三者保障有關僱傭資料, 以防止任何未獲淮許或意外的查閱或披露。
前 僱 員 事 宜
  • 僱主可保留前僱員的個人資料不超過7年, 由前僱員停止受僱的日期起計。但僱主如有具體理由須保留該等資料一段較長時間, 或僱主在履行合約上或法律上的責任方面需要該等資料, 則可保留該等資料一段較長期間。
  • 僱主應在僱員離職後, 盡早採取所有切實可行的步驟, 以確保保留為滿足有關需要而必須保留的前僱員資料。
  • 僱主應注意不可在前僱員的離職公開聲明中, 披露前僱員的身分證號碼。
  • 僱主在取得前僱員的同意前, 不應向第三者提供前僱員的工作表現評介, 除非僱主相信要求提供評介的第三者已取得有關僱員的同意。
活動月曆

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